在我們申請成立有限公司時，經常會出現一個字眼：「公司查冊」。然而，公司查冊是什麼？公司查冊可以得知什麼資料？為什麼要進行公司查冊？以下這篇文章主要會告訴你公司查冊的用途及費用、網上公司查冊的教學及注意事項等。
什麼是公司查冊？
公司查冊的意思在公司註冊處查看指定有限公司的的登記冊資料。由於登記冊記載公司名稱、註冊辦事處地址、董事資料、曾經向政府提交的文件（例如：周年申報表）等。
公司查冊的用途
公司查冊的用途非常廣泛，當中一般人比較常用的用途可以分為以下幾種：
- 查看有限公司的名稱是否已被使用
- 查閱指定公司的董事資料
- 查閱董事及公司秘書的通訊地址
- 查閱有限公司的背景資料
當中創業人士最常用的公司查冊功能，就是在申請成立有限公司之前，查看想使用的公司名稱是否已經被其他公司使用。以下我們亦會針對這個功能，教導大家如何在網上進行電子查冊，檢查打算用作註冊的公司名稱是否重覆。
如何在公司查冊查閱相關資料？
| 公司查冊可查閱的資料 | 包含的資料 |
|---|---|
| 公司名稱 | • 公司註冊狀況（仍註冊、已解散等） • 公司名稱狀況（正在使用、曾經使用等） |
| 文件索引 | • 所有公司曾向公司註冊處提交的已登記及尚待登記的文件清單（例如：周年申報表、更改公司秘書及董事通知書(委任／ 停任)、註冊辦事處地址更改通知書等） |
| 董事索引 | • 公司所有現任董事及備任董事 • 有關人士獲委任為董事或提名為備任董事的公司名單 • 有關公司的指定現任董事或備任董事的資料 |
| 押記登記冊索引 | • 已登記的押記清單 • 每項押記的基本資料（例如：有關押記的簡略描述、押記登記編號、設定和登記日期） |
| 取消資格令索引 | • 曾被法院勒令取消擔任公司董事或其他特定職位的自然人姓名或法團名稱 |
| 公司資料 | • 公司基本資料及公司的註冊辦事處地址 • 在香港的主要營業地點的地址及獲授權代表的資料 • 股本結構 • 股東資料 • 現任董事姓名 • 備任董事姓名 • 公司秘書的資料 • 接管人、經理人和清盤人的資料等 |
| 影像紀錄 | • 文件索引及押記索引的文件清單中，有關文件的影像紀錄（例如：文件的掃描檔案） |
| 董事資料 | • 董事委任日期、通訊地址、擔任董事的公司名單、部份身份證明文件資料（只有特定人士可申請查核董事的完整身份證明文件資料） |
| 公司迄今仍註冊證明書 | • 證明有關公司是根據《公司條例》在香港成立的本地公司或註冊的註冊非香港公司的證書（包括：公司現時的名稱、成立或註冊日期） |
上表整合了公司查冊提供查閱或購買的資料及文件。我們可以根據希望查閱的內容，透過公司查冊獲取相關資料及文件。
舉個例，我已知道相關公司的名稱，並想得知這間公司的現任董事姓名，我可以透過公司查冊的「查閱公司資料」的功能，輸入公司名稱，再訂購這間公司的公司資料，從此得知公司現任董事的姓名等資料。
再舉個例，我從某某公司的公司資料中，得知某位董事的姓名為 Chan Tai Man 及身份證明文件部份號碼為 A1234，並想得知這位自然人是否正在擔任其他公司的董事，我可以透過公司查冊的「查閱董事資料」來得知由 Chan Tai Man 擔任董事的公司名單。
須留意一點，現時一般市民並不能直接透過公司查冊得知董事、公司秘書、清盤人及臨時清盤人等的通常地址及完整的身份證明文件號碼，因相關資料已被列為公司註冊處的「受保護資料」，而這些受保護資料將不予公眾查閱及不對公眾披露，只有指定人士可以申請索取完整資料。
指定人士包括：
- 清盤人
- 破產案受託人
- 公職人員／公共機構
- 律師／外地律師
- 執業會計師
- 金融機構／指定非金融業人士
- 資料當事人
- 資料當事人所屬公司的成員
- 獲資料當事人書面授權的人士
詳情可以參考公司註冊處的資料。
公司查冊的費用
公司查冊包含免費及收費的部份，視乎你需要索取的資料及文件而定。以下是一些常見公司查冊的功能及相關收費：
| 公司查冊的常用功能 | 收費 |
|---|---|
| 查詢公司名稱是否被其他公司使用 | 免費 |
| 查看公司的文件索引 | 免費 |
| 查看公司的押記索引 | 免費 |
| 查看公司的取消資格令索引 | 免費 |
| 註冊主要帳戶 | 每年 HK$500 |
| 註冊主要帳戶以外的帳戶 | 每年 HK$100 |
| 查閱公司資料 | 每次 HK$22 |
| 以公司名稱查閱董事索引 | 每次 HK$11 |
| 查閱董事資料 | 每次 HK$11 |
| 以董事資料查閱董事索引 | 每次 HK$22 |
| 查閱下列文件： • 招股章程 • 有關押記的文書、帳目 / 財務報表 • 章程大綱、章程細則、章程大綱及章程細則 • 憲章 • 法規 • 其他同類文件 | 每份 HK$21 至 HK$35，視乎檢視方式及帳戶類型 |
| 查閱下列文件： • 周年申報表 • 股份有限公司－法團成立表格（NNC1 表格） • 股份有限公司－法團成立表格（NC1 表格） • 擔保有限公司－法團成立表格（NNC1G 表格） • 擔保有限公司－法團成立表格（NC1G 表格） • NN1 表格 • N1 表格 | 每份 HK$16 至 HK$30，視乎檢視方式及帳戶類型 |
| 上述文件以外的其他文件 | 每份 HK$9 至 HK$20，視乎檢視方式及帳戶類型 |
公司查冊方法
公司查冊的方法主要分為兩種：
- 網上進行公司查冊
- 親身到電子服務中心進行公司查冊
網上進行查冊
公司註冊處提供網上 24 小時的查冊服務，我們可以透過公司註冊處的「電子服務網站」進行網上查冊服務。
親身進行查冊
如果不想使用網上的 24 小時查冊服務，我們仍可以親身到指定地點進行查冊服務。
要親身進行查冊服務，我們可以到位於金鐘的公司註冊處「電子服務中心」，向公司註冊處取得公司資料。電子服務中心詳情如下：
地址：香港金鐘道 66 號金鐘道政府合署 13 樓（公司註冊處電子服務中心）
電話：2867 2571
辦公時間：星期一至星期五 08:45 ~ 17:30
須留意的是，金鐘道政府合署的 13 樓 及 14 樓均屬於公司註冊處的地點，但當中提供查冊服務的電子服務中心位於金鐘道政府合署的 13 樓內。
網上公司查冊教學
由於公司註冊處的網上查冊服務是 24 小時運作，故此以下將主要說明網上進行公司查冊的方法，並針對查看公司名稱是否重覆的功能進行教學。
網上進行公司查冊的教學
- 到公司註冊處的網頁
首先，我們需要到公司註冊處的「電子服務」網站，其後我們可以直接登入或選擇無帳戶使用者服務。
- 使用查冊服務
登入後，選擇「查冊」。
- 輸入個人資料
在使用查冊服務前，就需要輸入姓名、身份證明文件號碼等個人資料及申報查冊的原因。
- 輸入打算使用的公司名稱
我們可以在「快速查冊」欄目下的方框，輸入打算使用的公司名稱全名，視乎搜尋結果判斷可否用作公司名稱。
第一步：到公司註冊處的網頁
到公司註冊處的電子服務網頁後，我們需要先登入。如果你曾經申請過有關帳戶的話，可以使用帳戶資料登入。如果你是初次使用查冊或者沒有任何帳戶，可選擇「無帳戶使用者服務」。
第二步：使用查冊服務
接下來，我們需要在網站上選擇「查冊」的功能。
第三步：輸入個人資料
（圖片可點擊放大，內有詳細說明。）
我們需要向公司註冊處提供個人資料，方可以開始使用查冊功能。另外，我們亦需要如實向公司註冊處申報索取有關資料的原因，如果未有如實申報有關原因，有機會須負上刑責。
填寫個人資料及選擇有關原因之後，就可以點擊「接受及提交」開始進行查冊。
第四步：輸入打算使用的公司名稱
（圖片可點擊放大，內有詳細說明。）
然後，我們就可以在方框內輸入打算使用的公司名稱，當中需要分別輸入中文名稱及英文名稱進行搜尋。
如果名字尚未被其他有限公司使用的話，你將會看到「沒有紀錄與輸入的查詢資料相符！」的字眼。
如果名字已經被其他有限公司使用的話，你將會看到相關搜尋結果，而旁邊亦會顯示該公司的現況。如果公司的現況為「仍註冊」的話，而名稱的現況為「現用」則代表我們不能使用相同的公司名稱。
須留意的是，即使出現的搜尋結果顯示使用該名稱的公司現況為「已解散」的話，如果其公司名稱的現況為「現用」的話，我們仍無法使用相同的名稱註冊公司。
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總結
除了查看公司名稱是否可用之外，我們亦可以透過公司查冊來查看有限公司及其他成員的相關資料。如果你打算成立有限公司，申請時向公司註冊處提供的部份資料亦會上載至公司查冊系統，讓公眾查閱有限公司的相關登記資料。
如果你已決定好公司名稱，就可以《【創業懶人包】一文看清開有限公司教學、所需文件、費用及注意事項》參考這篇文章來申請成立有限公司。
